GIỚI THIỆU

Quy định Về quy trình và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo của Trường Đại học Quảng Bình

10/13/2017 9:55:55 AM
1. Quy định này quy định quy trình và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo của Trường Đại học Quảng Bình. 2. Quy định này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Trường Đại học Quảng Bình và các các tổ chức, cá nhân có liên quan.

QUY ĐỊNH

Về quy trình và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo

của Trường Đại học Quảng Bình

           

Căn cứ Luật Giáo dục ngày 14 tháng 6 năm 2005 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục ngày 25 tháng 11 năm 2009;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2017;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Đào tạo,

Hiệu Trưởng Trường Đại học Quảng Bình ban hành quy trình và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo của Trường Đại học Quảng Bình.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định quy trình và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo của Trường Đại học Quảng Bình.

2. Quy định này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Trường Đại học Quảng Bình và các các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo

1. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo là vật mang tin hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động đào tạo của Nhà trường.

Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo gồm văn bản giấy; phim, ảnh; băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh; tài liệu điện tử và các vật mang tin khác.

2. Hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo là một tập tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Nhà trường có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung.

Điều 3. Các nhóm và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo

1. Các nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo gồm:

- Tài liệu chung

- Tài liệu đào tạo trình độ cao đẳng, đại học

- Tài liệu đào tạo trình độ thạc sĩ     

- Tài liệu về văn bằng, chứng chỉ

-  Tài liệu đào tạo cho người nước ngoài

2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu gồm hai mức sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ cho đến khi tài liệu tự hủy hoại và không thể phục chế;

b) Bảo quản có thời hạn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ với thời hạn tính bằng số năm cụ thể hoặc khoảng thời gian nhất định.

3. Thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo được quy định cụ thể tại Bảng thời hạn bảo quản kèm theo quy định này.

Điều 4. Quy trình lưu trữ hồ sơ

1. Hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo phải được sắp xếp theo học kỳ, theo năm học và theo khóa đào tạo (học phần, kỳ học, ngành học) và được lưu trữ một cách khoa học ở những vị trí an toàn, tránh bị ẩm mốc, có thể dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

2. Các hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo liên quan đến người học có thời hạn lưu trữ dài hơn thời gian đào tạo của khóa học tại các bộ môn, khoa đào tạo thì sau khóa học được tập hợp chuyển về kho lưu trữ (thuộc phòng đào tạo) để tiếp tục lưu trữ theo quy định.

3. Các hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo khi đã hết thời gian lưu trữ (theo quy định này), đơn vị thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định của pháp luật hoặc kéo dài thêm thời hạn bảo quản (Hội đồng bao gồm đại điện Ban giám hiệu, Trưởng đơn vị có tài liệu, Lãnh đạo phòng Đào tạo, ĐBCLGD, TC-HC, TT-PC)

4. Các hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn sau một khóa học phải được sắp xếp ở kho lưu trữ một cách khoa học ở những vị trí an toàn, tránh bị ẩm mốc và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.      

Điều 5. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về đào tạo

1. Tài liệu quy định tại Bảng thời hạn bảo quản bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.

2. Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể của Nhà trường không được thấp hơn mức quy định tại Bảng thời hạn bảo quản.

3. Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử, đơn vị phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.

4. Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Nhà trường  xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định của pháp luật hoặc kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

Điều 6. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành

1. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2017.

2. Phòng Đào tạo, các khoa đào tạo, các phòng, ban, trung tâm và các cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện Quy định này.

Những tệp tin đính kèm:
Các Tin đã đăng

  Giới thiệu về Phòng Đào tạo 12/24/2014 2:16:02 PM

  Các hệ đào tạo 12/24/2014 11:13:20 AM

  Thông tin lĩnh vực Khoa học công nghệ của phòng Đào tạo 3/14/2014 10:38:01 AM

ĐỊA CHỈ
312 Lý Thường Kiệt - Phường Bắc Lý - Thành phố Đồng Hới - Quảng Bình
(0232) 3...
Hỗ trợ kỹ thuật : (0232) 3...
Phòng Đào tạo- Trường Đại Học Quảng Bình
© Phát triển bởi Bộ môn CNTT Trường Đại học Quảng Bình